Perpustakaan merupakan salah satu sarana pembelajaran yang dapat menjadi sebuah kekuatan untuk mencerdaskan bangsa. Perpustakaan mempunyai peranan penting sebagai jembatan menuju penguasaan ilmu pengetahuan yang sekaligus menjadi tempat rekreasi yang menyenangkan dan menyegarkan. Perpustakaan memberi kontribusi penting bagi terbukanya informasi tentang ilmu pengetahuan. Sedangkan perpustakaan merupakan jantung bagi kehidupan aktifitas akademik, karena dengan adanya perpustakaan dapat diperoleh data atau informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan ilmu pengetahuan. Untuk memperbaiki kondisi tersebut, perpustakaan harus menjadi sarana aktif/interaktif dan menjadi tempat dihasilkannya berbagai hal baru.
Untuk mewujudkan kondisi perpustakaan sesuai dengan fungsi dan peranannya maka perpustakaan harus dirubah sistem operasionalnya dari perpustakaan manual/tradisional menjadi perpustakaan yang berbasis pada teknologi informasi dan komunikasi (Perpustakaan digital). Dengan menerapkan teknologi informasi dan komunikasi diharapkan setiap perpustakaan secara bertahap dapat mengejar ketinggalannya dari perpustakaan-perpustakaan yang lebih maju dan lebih modern serta dapat mengoptimalkan fungsi perpustakaan bagi masyarakat. Selain hal tersebut diperlukan suatu manajemen pengelolaan yang sesuai dengan standar internasional dalam mengelola perpustakaan. Karena tanpa manajemen yang baik pekerjaan tidak akan berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.
PEMBAHASAN DAN SOLUSI
Dalam tulisan ini akan dibahas bagaimana perkembangan manajemen perpustakaan dengan menggunakan sistem informasi perpustakaan yang merupakan bagian dari perkembangan teknologi dan komunikasi. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah membawa perubahan dalam berbagai sektor, termasuk perpustakaan.
Sebelum kita membahas lebih jauh tentang digitalisasi perpustakaan perlu kita memahami apa itu manajemen. Seperti yang dikemukakan oleh Manullang (dalam Ratminto dan Winarsih, 2006:1) mendefenisikan manajemen sebagai seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari pada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Sementara Gibson,Donelly dan Ivancevich (dalam Ratminto dan Winarsih,2006 :1-2) mendefenisikan manajemen adalah suatu proses yang dilakukan satu atau lebih individu untuk mengordinasikan berbagai aktivitas lain untuk mencapai hasil-hasil yang tidak bias dicapai apabila satu individu bertindak sendiri.
Pemanfaatan TI sebagai sarana dalam meningkatkan kualitas layanan dan operasional telah membawa perubahan yang besar di perpustakaan. Perkembangan penerapan TIK dapat diukur dengan diterapkannya sistem informasi manajemen perpustakaan dan perpustakaan digital. Sistem informasi manajemen perpustakaan atau otomasi perpustakaan merupakan pengintegrasian bidang administrasi pengadaan, Inventarisasi, katalogisasi, pengelolaan, sirkulasi, statistik dan manajemen perpustakaan lainnya. Saat ini untuk mengikuti perkembangan manajemen perpustakaan dan memenuhi tuntutan kemajuan teknologi perpustakaan sudah mulai menggunakan otomasi perpustakaan untuk pengelolanya.
Pemerintahpun sudah mulai memperhatikan perkembangan dunia perpustakaan khususnya Perpustakaan, seperti halnya sekarang dengan dibuatnya suatu Undang-Undang Nasional Perpustakaan yang pada dasarnya akan memberikan harapan terhadap perpustakaan.
Salah satu pekerjaan perpustakaan adalah bagaimana melayani pengguna jasa perpustakaan untuk memberikan pelayanan dengan cepat, tepat dan efisien sehingga digital perpustakaan sangat dibutuhkan. Sebelum kita membahas lebih lanjut tentang digital perpustakaan terlebih dahulu kita memahami apa digital perpustakaan itu. digital perpustakaan menurut Zainal A. Hasibuan (2005) adalah merupakan konsep penggunaan internet dan teknologi informasi dalam manajemen perpustakaan. Perpustakaan digital menurut Ismail Fahmi (2004) adalah suatu sistem yang terdiri dari perangkat hardware dan software, koleksi elektronik, staf pengelola, pengguna, organisasi, mekanisme kerja serta layanan memanfaatkan teknologi informasi.
Sedangkan menurut Gledney dalam Qalyuby (2007) memberikan pengertian bahwa perpustakaan digital adalah perpustakaan yang harus memenuhi atau menyediakan semua jasa esensial dari jasa perpustakaan tradisional dan juga harus mengekploitasi kelebihan dan manfaat penyimpanan, penelusuran dan komunikasi digital. Lain halnya dengan Brain Lang (dalam Qalyuby, 2007) memberikan argumentasi bahwa digital perpustakaan (digital library ) adalah suatu istilah yang dipakai untuk menggambarkan pengguna teknologi digital untuk memperoleh, menyimpan, melestarikan, dan menyediakan akses terhadap informasi dan materi-materi yang diterbitkan dalam bentuk digital atau digitalisasikan dari bentuk tercetak, audio visual dan bentuk-bentuk lainnya. Fungsi sistem otomasi perpustakaan menitikberatkan pada bagaimana mengontrol sistem administrasi layanan secara otomatis. Sehingga memudahkan tenaga pengelola perpustakaan. Pengguna perpustakaan dapat mencari sumbersumber informasi yang diinginkan dengan menggunakan catalog online yang diakses melalui internet. Sehingga pencairan informasi dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun. Menurut Ikhwan Arif (2004) dalam makalahnya “Konsep dan Perancangan dalam Otomasi Perpustakaan� tahapan membangun sistem otomasi perpustakaan terbagi dalam 7 tahapan yaitu : (1) Persiapan, (2) Survei, (3) Desain, (4) Pembangunan, (5) Uji coba, (6) Training dan (7) Operasional. Pengembangan perpustakaan dan konvensional ke digitalisasi koleksi perpustakaan memerlukan biaya yang tidak sedikit. Karena mengubah dokumen cetak menjadi bentuk digital diperlukan beberapa tahap yaitu : Proses scenning merubah bentuk cetak ke bentuk digital, proses editing mengedit data yang telah diubah ke digital untuk siap disajikan kepada pengguna. Untuk manajemen koleksi digital diperlukan komputer software dan jaringan interknit maupun internet. Dengan dikembangkannya perpustakaan yang berbasis TIK baik dalam sistem informasi manajemen maupun digital library dapat memberikan kenyamanan bagi pengguna/anggota perpustakaan dan memberikan kemudahan bagi tenaga perpustakaan dan pengelola perpustakaan.
Adapun Dalam proses pengembangan dan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan yang perlu diperhatikan antara lain :
Pengolahan Bahan Pustaka
1.Kebijakan pengembangan Koleksi
Kebijakan pengembangan koleksi yaitu proses memastikan bahwa kebutuhan informasi dari para pengguna jasa perpustakaan akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat guna dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh perpustakaan.
2.Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi dapat diartikan secara umum sebagai tindakan, cara atau proses memilik. Dalam hubungannya dengan pengembangan koleksi bahan pustaka dimaksudkan bahwa kegiatan mengidentifikasi rekaman informasi yang akan ditambahkan pada koleksi yang sudah ada diperpustakaan.
Dalam seleksi bahan pustaka yang perlu diperhatikan seperti; 1) tujuan, cakupan dan kelempok pembaca; 2) Tingkat koleksi; 3) otoritas dan kredibilitas pengarang; 4) harga; 5) Kemutahiran; 6) penyajian fisik buku; 7) Struktur dan metode penyajian; indek dan abstrak.
3.Sumber-sumber seleksi (alat bantu seleksi)
Sumber-sumber seleksi bahan pustaka atau alat bantu dalam menyelsi bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan antara lain : Katalog penerbit, bibliografi, tokoh buku serta judul-judul buku yang diambil di internet dan sebagainya.
4.Pengadaan bahan pustaka
Pengadaan bahan pustaka adalah merupakan proses pembelian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh perpustakaan yang biasanya berdasarkan kebutuhan para pengguna jasa perpustakaan.
5.Invetarisasi
Inventarisasi adalah merupakan pencatatan bahan pustaka baik yang didapat dari pembelian, hadiah, wakaf, tukar menukar kedalam buku induk.
Tujuan infentarisasi adalah : 1) mempermudah pustakawan dalam pengadaan bahan pustaka berikutnya, 2) memudahkan pustakawan untuk mengawasi terhadap koleksi yang dimiliki, 3) memudahkan pustakawan dalam pelaporan tahunan tentang jumlah koleksi yang dimiliki.
6.Pemberian Stempel perpustakaan.
Pemberian stempel perpustakaan bertujuan untuk memberikan identitas tentang koleksi bahan pustaka yang dimilki oleh perpustakaan. Dalam pemberian stempel ini terdiri dari stempel hak milik dan stempel inventarisasi yang letaknya sesuai dengan standar perpustakaan.
7.Katalogisasi
Proses katalogisasi merupakan pembuatan identitas atau data bibliografi bahan pustaka dengan tujuan mempermudah pengguna jasa perpustakaan untuk temu kembali informasi bahan pustaka. Data bibliografi tersebut biasanya terdiri dari, pengarang, pengarang tambahan, judul, anak judul, judul seragam, penerbit, tempat terbit, edisi, tahun terbit,bibliografi, jumlah halam dll. Catalog ini pada umumnya terbagi atas catalog judul, pengarang dan subyek.
Tujuan katalogisasi menurut Carles Ammi Cutter (dalam Qalyubi, 2007) bahwa tujuan catalog perpustakaan adalah :
1.Memberikan kemungkinan seseorang menemukan sebuah buku yanh diketahui berdasarkan pengarang, judul buku dan subyeknya.
2.Menunjukan buku yang dimilki perpustakaan dari pegarang tertentu, berdasarkan subyek tertentu, dan dalam literatur tertentu.
3.Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya.
8.Pemasangan kelengkapan bahan pustaka
Pemasangan kelengkapan , bahan pustaka adalah pekerjaan pemasangan beberapa identitas buku seperti : label buku, lembaran tanggal kembali, kartu buku, kantong buku,
9.Klasifikasi
Kalsifikasi merupakan pengelompokan disiplin ilmu berdasarkan sistim tertentu. Dalam mengelompokkan ilmu pengetahuan menurut Qalyuby, 2007, h.165 bahwa pengelompokan koleksi perpustakaan terdiri dari:
1.Pengelompokan /klasifikasi artificial yang artinya sistim pengelompokan koleksi berdasarkan ukuran, warna, ataupun data fisik lainnya.
2.Pengelompokan/kalsifikasi fundamental artinya pengelompokan berdasarkan subyek tertentu.
Dengan adanya perkembangan klasifikasi pada dasarnya yang paling banyak digunakan diperpustakaan-perpustakaan di Indonesia sekarang ini adalah adanya pembagian disiplin ilmu berdasarkan subyek tertentu, didukung dengan adanya petunjuk klasifikasi yang dibuat oleh Deway yaitu Deway Desimal Classifikation (DDC) dimana Deway membagi disiplin ilmu pengetahuan menjadi 10 disimpil ilmu antara lain :
000 Karya Umum
100 Filsafat
200 Agama
300 Ilmu Sosial
400 Bahasa
500 Ilmu Murni
600 Ilmu Tarapan
700 Seni, olahraga
800 Kesusastraan
900 Sejarah dan geografi.
10.Penginputan kedalam Data Base
Penginputan adalah salah satu proses pemasukan data bibliografi bahan pustaka kedalam computer. Tujuannya adalah untuk membuat suatu pangkalan data bahan pustaka di perpustakaan dalam suatu server sehingga lebih mudah untuk dikoneksikan terhadap suatu jaringan apakah dalam bentuk LAN, WAN, atau ke Internet.
11.Scenning
Scenning dilakukan dalam rangka mengalihmediakan bahan pustaka kedalam bentuk elektronik baik ke dalam data base maupun kedalam bentuk CD atau bentuk elektronik yang lainnya. Tujuan pengalihan adalah untuk memudahkan pengguna jasa perpustakaan dalam menelusuri bahan pustaka, termasuk untuk mengawetkan bahan pustaka.
12.Layanan Perpustakaan
Layanan pada dasarnya adalah orang yang memberikan atau mengurus apa yang diperlukan oleh orang lain baik berupa barang atau jasa kepada pengguna jasa perpustakaan yang membutuhkan suatu informasi. Layanan perpustakaan digital adalah pelayanan yang berorientasi pada pelayanan yang menggunakan computer, sehingga semua aktivitas yang berada didalam instansi atau organisasi tersebut diarahkan dengan menggunakan teknologi computer. Seperti yang dikemukakan oleh Gronroos (dalam Ratminto dan Winarsih, 2006:2) mendefenisikan pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata(tidak dapat diraba) yang terjadi akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen/pelanggan.
Dalam menyelenggarakan manajemen pelayanan dengan baik harus kita memperhatikan prinsip-prinsip manajemen pelayanan seperti :
1.Identifikasi kebutuhan konsumen yang sesungguhnya.
2.Sediakan pelayanan terpada (one stop shop)
3.Membuat system yang mendukung konsumen
4.Mengusahakan agar semua staf atau karyawan bertanggung jawab atas kualitas pelayanan
5.Melayani keluhan konsumen dengan baik
6.Terus berinovasi
7.Karyawan sama pentingnya dengan konsumen
8.Bersikap tegas tapir amah terhadap konsumen
9.Jalin komunikasi dan interaktif khusu kepada pelanggan
10.Selalu mengontrol kualitas.
Pelayanan diperpustakaan yang sudah mulai berorientasi pada komputerisasi walaupun masih memilki kendalah dan hambatan-hambatan tetapi itulah yang menjadi tantangan bagi pengelolah perpustakaan. Untuk itu diharapakan layanan perpustakaan harus memberikan pelayanan prima, yaitu suatu sikap atau cara pustakawan dalam melayani pengguna jasa perpustakaan dengan prinsip people based service ( layanan yang berbasis pengguna ) dan Service excellence (Layanan unggulan). Antara kedua prinsip tersebut diatas pada dasarnya mengandung lima unsur pokok antara lain : 1) kecepatan; 2) ketepatan; 3)kebenaran; 4)keramahan; dan 5) kenyamanan/keamanan. Namun demikian terlaksananya layanan seperti yang diaharapkan diatas tercapai apabila semua unsur mendukungnya mulai dari puncak pimpinan sampai pada staf perpustakaan serta didukung dengan manajemen yang mantap. Selain hal tersebut diatas perlu juga melihat kualitas jasa layanan seperti :reliabilytas, responsiveness, assurance, empaty dan tangibles.
Pelayanan yang dilakukan terdiri dari, pelayanan sirkulsi, referensi, koleksi langkah, layanan koleksi deposit, layanan pemeliharan bahan pustaka dan layanan otomasi perpustakaan. Dari masing-masing layanan tersebut dapat kita uraikan sebagai berikut :
1.Layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah layanan dimana pengguna jasa perpustakaan akan menerima pelayanan dari pengelolah perpustakaan. Pelayanan sirkulasi memiliki kegiatan-kegiatan antara lai : Mengadakan pendaftaran anggota baru, Peminjaman,Pengembalian, Pemugutan denda,penaglian, Pemugutan denda,penagihan, pembuatan statistic serta hubungan dengan masyarakat.
2.Layanan referensi
Layanan referensi adalah merupakan salah satu layanan perpustakaan dimana berhubungan langsung dengan pengguna jasa perpustakaan. Dalam layanan referensi ini kebanyakan petugas menerima pertanyaan-pertanyaan dari pengguna jasa perpustakaan. Koleksi-koleksi referensi seperti : Ensiklopedia,Kamus,Buku Tahunan/almanak, Bukua petunjuk, buku pegangan/buku pedoman, bibliografi, indeks, abstarak, peta, penerbitan pemerintah, sumber biografi dan sumber-sumber ilmu buni lainnya.
3.Layanan Koleksi Langkah
Layanan koleksi langka adalah layanan terhadap pengguna jasa perpustakaan terhadap koleksi-koleksi yang ada diperpustakaan termasuk buku-buku tua, yang kadang berbahasa asing.
4.Layanan Koleksi Deposit
Layanan Koleksi deposit adalah layanan terhadap pengguna jasa perpustakaan terhadap koleksi-koleksi khusus terbitan daerah Sulawesi selatan.
5.Layanan Pelsetarian Bahan Pustaka
Layanan pelestaraian bahan pustaka diperuntukan bagi pengguan jasa perpustakaan yang membutuhkan informasi mengenai bagaimana cara merawat dan memperbaiki bahan pustaka yang rusak termasuk didalamnya bagaimana menjilid surat kabar dan majalah.
6.Layanan Otomasi perpustakaan
Layanan otomasi perpustakaan dimana layanan ini memberikan pelayanan kepada pengguna jasa perpustakaan bagaimana menggunakan computer dalam menelusuri koleksi bahan pustaka, pengalih median bahan pustaka serta pelayanan internet.
*Hambatan*
Dalam pengelolaan perpustakaan sampai kepada pelayanan terhadap pengguna jasa perpustakaan masih mengalami hambatan-hambatan yang perlu penyelesaian seperti :
1.Dana
Dana sampai sekarang dana untuk pengembangan perpustakaan masih sangat minim sehingga kebutuhan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna jasa perpustakaan masih tidak seimbang.
2.Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia di lingkungan perpustakaan masih kurang hususnya mengenai teknilogi informasi sehingga dengan mengikuti perkembangan selalu ketinggalan selain itu sumber daya manusia diperpustakaan belum berorientasi pada pelayanan public masih bersifat structural.
3.Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana untuk mendukung teknologi informasi masih minim sehingga pelaksanaan tugas kadang tidak optimal karena sarananya minim.
4.Pejabat atau Pimpinan Perpustakaan
Pejabat atau pimpinan perpustakaan kadang juga jadi kendala karena yang diangkat menjadi pimpinan di perpustakaan tidak mengerti perpustakaan.
5.Pengguna Perpustakaan
Pengguna perpustakaan masih belum memiliki rasa memiliki sehingga di perpustakaan kadang terjadi pengrusakan koleksi bahan pustaka atau sarana informasi yang lainnya.
Maka dengan Ini kami simpulkan bahwa:
Sudah tidak relevan lagi apabila perpustakaan diklaim sebagai gudang buku yang berdebu. Perpustakaan mempunyai peranan penting, apabila dikelola dengan baik akan memberikan dampak positif bagi kecerdasan dan kehidupan bangsa. Diwujudkannya perpustakaan modern (digital) dan penerapan otomasi perpustakaan dapat memberikan kesempatan kepada pengguna mengembangkan pengetahuannya secara mandiri. Perbaikan manajemen merupakan strategi memperbaiki citra perpustakaan, sehingga perpustakaan menjadi sebuah pusat informasi yang modern dan profesional.
Adanya pelayanan perpustakaan yang berorientasi pada pelayanan prima, dimana pelayanan tersebut harus berorientasi pada kepentingan pengguna jasa perpustakaan baik yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern. Disamping itu perlu memperhatikan kualitas layanan yang terdiri dari : reliabilytas, responsiveness, assurance, empaty dan tangibles.
